Öffentliche Verwaltung in der digitalen Welt: Wie sich E-Government zu Mobile Government wandelt


Communication World 2011

Das Hauptthema der Communication World 2012 ist der wachsende Einsatz mobiler Technologien im B2B-Bereich. Doch wie mobil sind eigentlich die öffentlichen Verwaltungen auf Bundesebene, in den Ländern und Kommunen, welche nicht selten grundlegende Rahmen stellen, bestimmte geschäftliche Prozesse flankieren oder mitunter in Schlüsselsituationen aktiv eingebunden sind? Sowohl auf der Fachmesse als auch im Kongressprogramm – unter anderem mit einem der Themenpanel – werden Besucher aktuell und praxisnah über Themen und Trends in Sachen mGovernment informiert. Schon heute skizziert Prof. Dr. Manfred Mayer, Sonderbeauftragter der Geschäftsführung für eGovernment bei der Messe München, für das Mobile Business Web-Special zur Communication World wesentliche Entwicklungen im Mobile Government. Wir veröffentlichen den Beitrag in Auszügen:

E-Government entwickelt sich weiter zu M(obile)-Government. Der Siegeszug der mobilen Endgeräte und die Verlagerung der Daten und Programme in die Cloud kann Verwaltung und Behörden näher zum Bürger bringen. Softwarehersteller arbeiten bereits an E-Government-Apps. Dabei dürfen Antworten auf Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Administration der mobilen Geräte nicht unbeachtet bleiben. Bieten öffentliche Verwaltungen, Bund, Länder und Kommunen ihren Bürgern und der Wirtschaft, aber auch ihren Mitarbeitern die Verwaltungsdienstleistungen über mobile Endgeräte wie Handys, Smartphones und Tablets an, so kann man davon sprechen, dass E-Government „mobil“ macht, also sich zum M-Government evaluativ weiterentwickelt. Die Zeit scheint gekommen, Verwaltungsdienstleistungen für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung auch auf mobilen Endgeräten anzubieten, denn der Bedarf und die Notwendigkeit dafür sind vorhanden.

Prof. Dr. Manfred Mayer – Sonderbeauftragter der Geschäftsführung der Messe München für eGovernment

Prof. Dr. Manfred Mayer

Die Verbreitung der bisherigen E-Government-Anwendungen und ihre Akzeptanz bei den Nutzern sind, sieht man von dem millionenfachen Einsatz der elektronischen Steuererklärung (ELSTER) ab, überschaubar geblieben. Diese Quoten lassen sich nunmehr aber steigern, insbesondere durch das neue, einfache Handling, das die aktuellen Endgeräte bieten. Sich künftig über ein Smartphone eindeutig unter Nutzung des neuen Personalausweises zu identifizieren und damit qualifiziert zu signieren oder zu bezahlen, ist nur eine der vielen Anwendungen, die sich ergeben. Die Mitarbeiter der Verwaltung, die mobile Endgeräte einsetzen, nehmen die „Verwaltung in der Tasche“ mit zum Bürger anstatt umgekehrt. Die Nutzung einer „private (Behörden)-Cloud“ erlaubt es, auf eine lokale Speicherung der Anwendungen und Inhalte auf den mobilen Endgeräten zu verzichten. Ein zu übertragendes Datenvolumen wird durch den Versand von Zugriffsberechtigten auf Inhalte in der Cloud ersetzt und erleichtert so die Synchronisation von Verwaltungsinhalten beim Einsatz von mehreren mobilen oder festen Endgeräten.

Die Verwaltungsabläufe in unserer Zeit werden nachdrücklich durch die Einführung elektronischer Geschäftsabläufe verändert, vom Posteingang über behördeninterne Workflows bis zum Postausgang, über die Langzeitspeicherung und spätere Archivierung, rundum durch die Einführung elektronischer Akten. Elektronische Akten auf mobilen Endgeräten sind genauso schnell greifbar wie nach dem Aufschlagen eines Aktendeckels. Tablets mit eingebauter Kamera ersetzen die Scanfunktion. Intelligente Kontextsuchen erleichtern das Finden. Die automatisierte Wiedervorlagenverwaltung rundet die Benutzerfreundlichkeit ab. Freigabemechanismen für Workflow-Prozesse tragen zur Beschleunigung der Verwaltungsabläufe bei. Auch beim mobilen DMS sorgen intelligente Komprimierungsverfahren und effiziente Übertragungsprotokolle für performantes Arbeiten, auch bei umfangreicheren Dateiinhalten. Moderne Tablets erlauben auch den Aktenausdruck, in dem sie sich mit dem nächsten zur Verfügung stehenden Drucker verbinden.

Der Schutz und die Absicherung der auf mobilen Endgeräten gespeicherten Daten muss gerade beim Einsatz durch die Verwaltung auf den neuesten technischen Stand gebracht werden. Das heißt: Die Daten der Verwaltung müssen auf mobilen Endgeräten verschlüsselt gespeichert werden und verschlüsselt übertragen werden. Dieselben Anforderungen muss man auch an die Server stellen. Schließlich muss verhindert werden, dass mobile Endgeräte unkontrolliert Anwenderdaten oder Betriebssystemdaten an den Hersteller oder andere Dritte übermitteln.

Bedenken aus dem sozialen Umfeld dürfen nicht vernachlässigt werden. Der mit mobilen Endgeräten ausgestattete Verwaltungsmitarbeiter ist immer und überall erreichbar. Diese Erreichbarkeit impliziert nicht nur beim Vorgesetzten, sondern auch bei den Bürgern als Adressaten die Erwartung, dass im Gegensatz zum Austausch von Schriftstücken, nunmehr sofort, auf jeden Fall in wesentlich kürzeren Intervallen geantwortet oder reagiert wird. Werden mobile Geräte für Verwaltungszwecke eingesetzt, muss der Arbeitgeber die Kontrolle darüber behalten, welche Applikationen sich die Verwaltungsmitarbeiter auf die mobilen Geräte herunterladen. Dieses Problem kann der Arbeitgeber dadurch lösen, in dem er behördeneigene App-Stores einrichtet und das Gerät so konfiguriert, dass der Zugriff für die Mitarbeiter nur darauf gestattet wird.

Wägt man die Chancen und Risiken des Einsatzes von mobilen Geräten für E-Government gegeneinander ab, so kommt man zu dem Ergebnis, dass bei richtigem Einsatz die möglichen Risiken beherrscht werden und für Bürger, Wirtschaft und Verwaltungsmitarbeiter ein echter Mehrwert generiert werden kann. Dazu ist es notwendig, die dafür geeigneten E-Government-Anwendungen zu zentralisieren und zu virtualisieren, damit sie von den mobilen Endgeräten aus wirksam genutzt werden können. Die tradierten Verwaltungsablaufprozesse müssen für eine Mobilisierung „re-engineered“ oder „re-designed“ werden. Eine sichere, verschlüsselte, zentrale und optimierte Datenhaltung in der sicheren Cloud der jeweiligen Landes- oder Kommunalverwaltung sorgt für die notwendige Flexibilität, Datenschutz und Datensicherheit. Dazu müssen die mobilen Geräte auch aus der Entfernung sicher administriert werden können. […]

„Mobile Government“ steht erst am Anfang. Wer sich näher damit beschäftigt, wird rasch das Potenzial erkennen, das diese Technologie in sich birgt und dabei hilft, den derzeitigen, „gefühlten“ Stillstand bei E-Government schlagartig zu beseitigen. „Macht E-Government mobil, weil M-Government mobil macht“!

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